各部门、单位、校庆筹委会各工作组：
在学校上下的共同努力下，百年校庆主要活动已圆满完成。为确保此次校庆活动形成的珍贵档案材料能及时、完整、安全地得到整理与保管，根据学校《关于加强我校重大活动档案管理工作的通知》（嘉院办〔2004〕10号）和《嘉兴学院建校100周年校庆筹备工作方案》（嘉院办〔2013〕13号）要求，现就做好百年校庆活动资料归档工作通知如下：
一、归档范围
百年校庆活动作为学校一项重大活动，在活动启动、筹备、庆典和总结阶段，形成的大量有保存价值的纸质、光盘、磁盘、影像、声像、实物等各种材料均应得到妥善保管。
具体包括：
1．计划、方案、议程、总结，领导、来宾讲话稿及发布的消息等；
2．题词、贺信和来往文字材料，影像、声像材料等；
3．赠送、捐赠的各类作品、纪念品及为校庆活动专门制作的纪念品等；
4．庆典及相关活动的影像、声像材料等；
5．其他与校庆活动相关的材料。
二、整理与归档说明
学校各部门（单位）和校庆筹委会办公室、各工作组应按照《嘉兴学院建校100周年校庆筹备工作方案》有关工作要求，切实做好校庆期间捐款、捐物的移交、登记工作及各项活动的统计汇总，做好有关资料、图片、音像制品等物品的收集、整理和移交工作，并分门类登记造册，做到名实相符，完整清楚。
按照学校档案管理规定，由各单位、部门兼职档案员或筹委会办公室、各工作组委托专门人员经办，经分管领导或工作组负责人审核后，向校档案馆办理移交手续。校档案馆按照档案材料移交相关规定做好接收工作，确保校庆活动档案材料完整、安全入库保管。
对由学校陈列馆陈列展出和存放其他学校办公、公共场所展示的校庆活动纪念品、礼品等，由管理部门负责登记造册，经资产管理部门审核后，相关材料列入校庆活动档案归档目录。
平湖校区的校庆活动材料，由校区办公室登记造册，经分管领导审核后，材料清单纳入学校校庆活动档案，档案实体由校区负责保管。
三、高度重视，协调配合，共同做好校庆资料归档工作
百年校庆活动既为学校积累了宝贵的精神文化财富，同时也留下了宝贵的档案材料。各部门、单位要高度重视校庆材料归档和整理保管工作，为未来留下可读、可看、可听的真实材料。各单位、部门负责人和校庆筹委会办公室、各工作组负责人应主动关心此次归档工作，确保校庆活动有价值材料能够得到有效整理。校档案馆依照档案管理相关规定，加强指导，安排合理保管空间，做好移交、接受与归档入库工作。
根据安排，百年校庆各项资料归档工作计划在11月份完成，请各部门、单位按照时间要求配合完成。
校长办公室 校档案馆
2014年10月27日