第一章 总 则
第一条 为进一步扎实推进学校档案管理数字化建设，加强和改进学校档案管理系统建设，促进系统用户管理的制度化、规范化、科学化，依据《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字（2009）39号）和学校档案管理工作的实际，制定本办法。
第二条 校档案管理系统用户分校档案馆专管用户和一般管理用户、特殊管理用户、只读用户。校档案馆除专管员用户外的其他用户和学校各单位、部门的用户为一般管理用户，南湖学院和平湖校区的用户为特殊管理用户，各单位、部门有关人员因为岗位工作需要开设的浏览限定档案内容的用户为只读用户。
第三条 校档案馆对用户实行统一管理，专人负责。校档案馆系统管理员授权的部门、单位和平湖校区、南湖学院兼职档案员对本单位、部门的归档内容进行更新维护。所有用户均应自觉维护学校档案管理系统档案信息的安全。
第二章 开 户
第四条 使用校档案管理系统的用户，必须经过系统注册，校档案馆用户专管员授权获得用户名和密码方可使用。
第五条 一般管理用户和特殊管理用户应在取得兼职档案员或专门档案员资格后10个工作日内，由本人提出申请，单位、部门分管档案工作领导同意后，向校档案馆申请开设用户。经过档案馆同意后，给予用户名和密码。用户名为本人使用，密码必须在获得授权3个工作日之内进行修改，密码设置应符合系统设置的安全需要。
第六条 凡学校在编教职工因工作需要均可申请办理只读用户手续。只读用户应由本人提出申请，表明需要获得档案管理系统特定内容浏览权限，经所在单位、部门负责人或分管档案工作的领导同意后，以书面纸质形式报校档案馆。校档案馆在接到申请的5个工作日内作出答复。对同意的只读用户在3个工作日内给予用户名和密码。用户名为本人使用，密码必须在获得授权3个工作日之内进行修改，密码设置应符合系统设置的安全需要。
第三章 用户权限
第七条 一般管理用户承担对本单位、部门档案管理系统相关内容的更新完善、安全维护和管理使用之责。具有如下功能：上传、修改、浏览、打印、下载本部门、单位临时库电子文件，浏览本部门永久库电子文件。一般用户对需要归入管理系统永久库的内容，应在每年年底提出申请，经校档案馆用户专管员同意后，归入永久库。需使用非本单位、部门的档案材料应在提出申请获得授权后方可浏览。
第八条 特殊用户除对本单位档案管理系统相关内容承担更新完善、管理使用和安全维护外，同时可以依据单位实际和需要，在取得校档案馆用户专管员同意后，设置分级用户，并对其进行指导和监管。特殊用户分级用户产生的档案材料经鉴别后，可以申请归入校档案管理系统永久库。办理方法参照一般管理用户。
第九条 只读用户只能自己用于工作用途的查询，用户名和密码不可转借他人，以免造成资料外泄。
第四章 销户及用户管理
第十条 兼职档案员如发生变更，要及时向校档案馆系统专管员提出销户申请。应在发生变更后的三个工作日内提出申请。系统管理员在收到申请后一个工作日内进行账号停止或销户。
第十一条 校档案馆对档案管理系统系统用户进行年度审核，实行动态管理。校档案馆可对违规使用用户权限的用户，视情节提出告诫、暂停使用，直至取消使用权限的处理。
第五章 附 则
第十二条 本办法自公布之日起施行。由校档案馆负责解释。
校档案馆 2013年3月21日