各有关部门、各有关单位：
大型仪器设备技术文件材料是各种大型仪器设备正常使用、维护以及进行技术性能开发不可缺少的材料。为了确保大型设备材料的完整、准确、系统和安全，使之更好地为教学科研工作服务，学校将进一步规范大型仪器设备技术文件材料的归档工作。现将有关事项通知如下：
一、本通知所称的大型仪器设备价值在10万元人民币及以上。
二、大型仪器设备技术文件材料的归档范围包括：仪器设备的开箱记录及装箱单；安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单；验收报告及文件材料；索赔来往函件及结果文件；设备说明书及全套随机文件材料；使用、检修、故障事故记录（设备履历书）；重大事故的调查分析及处理意见；技术改造和开发过程中形成的技术文件材料；其它技术文件材料。
三、自通知下发之日起，在设备开箱使用前就已产生的仪器设备技术文件材料，应在开箱后即时归档；检修记录、技术改造等在仪器设备使用过程中产生的文件材料产生后即时归档。
四、仪器设备技术文件材料的归档工作由设备使用部门负责。设备到货后，使用部门应通知本部门的兼职档案员，兼职档案员到场后方可开箱验收。兼职档案员做好该设备技术文件材料的清点、验收、整理、编目、移交工作。
五、实验设备处凭档案馆设备技术文件材料的移交清单办理固定资产登记手续。
六、各部门要认真抓好大型仪器设备技术文件材料的形成、积累、管理工作，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，并做到及时归档，确保设备文件的完整、系统、准确。
七、各部门、各单位应在归档之前自行复印设备的关键性和常用部分技术文件材料。
八、在通知下发之日前已经入帐的、现能正常使用的大型仪器设备的归档材料由使用部门在6月30日前向实验设备处移交，实验设备处按设备清册收齐后向档案馆移交。
实验设备处 档案馆
2006年6月6日