嘉兴学院办公室文件
嘉院办〔2006〕18号
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关于进一步加强二级学院教学档案管理的通知
学校各部门、直属各单位：
为切实加强二级学院教学档案管理工作，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化,充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用。现将有关事项通知如下：
一、总体要求
（一）各学院的教学档案是学校档案的一个组成部份，纳入档案馆统一管理。各学院必须在每年5月底前完成上一年度的档案整理，接受学校档案馆的指导和检查。各学院最近3年的教学档案实体存放在各学院管理，满3年的档案由档案馆鉴定后将实体接收进馆。
（二）学校档案馆和教学管理部门要经常研究确定学校教学档案信息建设的重点，对哪些材料是具有保存价值的教学档案做出一个科学的、明确的规定。
（三）各学院分管档案工作的领导要重视教学档案的建设，落实专人管理教学档案，配备专门的柜子和档案装具保管教学档案。所有教学档案的目录必须上传到《嘉兴学院档案管理系统》，并按要求在规定时间将教学档案实体移交到档案馆。
（四）档案馆要加强对教学档案的管理，提出明确的归范要求，加强对二级学院教学档案管理的业务指导，开发利用教学档案资源，为学校教学、管理、科研等各项工作服务。
二、归档范围
依据档案管理的基本要求，各学院在教学管理、教学实践和教学研究等工作中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像载体材料都属于教学档案的归纳范围，具体归档范围及分类如下：
（一）综合管理类
1．上级主管部门及学校下达的指令性文件。
2．学院工作计划、总结、规章制度、会议记录。
3．教学工作会议过程材料。
4．教风、学气、校园文化建设等方面的材料。
5．招生计划申报材料。
6．党建工作、团委、学生会工作有关材料。
（二）师资队伍建设类
1．教职工名册、专业教师名册，专任教师学历、职称、专业和年龄结构分析。
2．师资队伍培养计划、总结等。
3．教师工作量规定及执行、考核情况。
4．有突出贡献专家、学术带头人、学科带头人和骨干教师基本情况材料。
（三）教学基本建设类
1．学科与专业建设。组建院系的报告及审批材料；学科、专业、学位点建设的规划与措施，计划与总结材料；学科、专业、学位点申报、论证、审批、建设、评估（检查）等材料。
2．课程建设。课程建设规划与措施、计划与总结材料；课程师资队伍基本情况及评述材料；重点课程、精品课程申报、审批、建设、评估（检查）材料。
3．教材建设。教材建设规划；教材建设立项申报、审批、建设、检查材料；各专业、各年级各学期使用教材目录；自编、主编教材（含各类指导书、讲义、题集等）及获奖情况；教材适用性认定材料；学院与图书发行商、出版社和作者达成的意见和协议等。
4．实践基地建设。实验室建设的论证、申报、审批、建设、评估材料，实验室建设规划以及计划、措施、效果和推广材料；校外实习基地建设协议、技术服务等有关材料。
（四）教学改革与研究类
1．教学优秀奖、教学成果奖、青年教师技能比赛等评选办法、申报等过程材料，获奖名单，获奖的教育教学研究论文、获奖证书及复印件。
2．教研、教改项目的申报材料、批准文件、中期检查、鉴定（结题）材料、研究成果（论文等）。
3．教学内容与课程体系、教学方法与手段等方面改革总结材料，现代教育技术、多媒体教学、“双语教学”等材料。
4．教研活动计划及其实施材料，参加或举办教研、学术活动的有关材料及年度情况统计。
（五）教学过程管理类
1．理论教学。教学计划，教学计划调整审批表，教学大纲，教学任务表，教学日历，课表，教学进程表，授课计划，典型教案、讲稿、多媒体课件；平时成绩记录册、课堂教学日志；教师调、停、代课单；学生重修、免听、免修申请表及统计表，缓考申请表、统计表；典型作业本，斯中教学检查过程材料；学生处分材料；教师听课记录本；毕业、学位鉴定材料；非学历教育的培训班、进修材料；期末考试过程材料；空白试卷、试卷分析、标准答案、成绩单、试卷原件。
2．实践教学。实验教学任务、实验大纲、实验指导书、实验报告、实验课表及调整审批表等与实验教学有关的材料；学生科技创新立项、创新成果等材料；实习教学任务、实习大纲、实习指导书、实习报告、实习总结等与实习教学有关的材料；毕业论文（设计）过程管理材料，毕业论文（设计）；学生社会调查、社会实践计划、总结，调查报告、实践报告等材料。
（六）学生管理类
1．生源情况分析。
2．学生名册，学生日常管理、活动开展的材料，学生综合素质测评材料。
3．学生奖、惩材料，奖、助、贷学金的材料。
4．毕（结）业登记表、毕业生质量调查表及毕业生质量信息反馈等。
5．毕业生集体照。
三、整理规则
以纸质文件为主，确保每份文件的齐全和完整。归档的文件材料必须是原件。如需归档的文件材料只有电子版，一定要用A4规格的纸激光打印整理归档。归档文件中既有纸质材料又有声像材料的上传在同一目录中，只有声像材料的，作为一件在目录中列出，一个主题为一件。
（一）材料收集。二级学院的档案管理人员要及时、主动地按归档范围收集归档材料，建立本学院的材料收集网络。二级学院有关人员在材料形成、办结后及时交本学院的档案管理人员。
（二）按件装订。装订采用左侧或左上角装订，文件材料左、下侧应对齐。不得采用易氧化的金属物装订。对于较厚的材料采用三孔一线法装订。装订时尽量保持文件原貌，不得随意裁切文件。装订前要将已破损的文件进行修整，字迹模糊或易褪变的文件予以复制。试卷、毕业论文等按照原始件保管。
（三）采用“年度－问题”进行分类。将同一年度内的所有档案分成六类。每一大类根据需要可以自行再分类，但不能改变大类的分类方法和归档标识。
（四）按事由排列。对同一年度同一类别的归档文件，按照不同事由排列，重要活动、会议文件、统计报表等成套性文件材料应集中排列。同一事由形成的多份文件按时间顺序集中排列在一起。
（五）加盖归档章。归档章加盖在文件首页上端靠右的空白位置，各二级学院在归档章上填写年度、部门件号（用Χ.ΧΧΧ表示，“.”前表示大类，“.”后表示大类的流水号，都用阿拉伯数字表示）、页数。
（六）以件为单位编制目录，并上传电子公文。目录编制和电子文件的上传在《档案管理系统》中完成，“一级类目”为年度，“二级类目”为大类编号和大类名称，如：2005年学生管理类文件，一级类目为“2005”，二级类目为“6学生管理类”。“馆编件号”与“室编件号”同归档章中的“部门件号”。要确保上传的电子文件与实体完全一致，自拟的标题要加上中括号。
（七）装盒。按照部门件号的先后顺序装入由档案馆统一提供的档案盒，装盒时，将同一年度同一类别的归档文件装在一起，一盒装不下，续装下一盒，每一盒内尽量装满。不同年度的归档文件不能混装，同一年度不同类别的归档文件也不能装在一起。
（八）在档案盒脊上加贴标签。标签由档案馆统一提供，标签的底线与盒脊上的最下面一条粗线对齐。标签上一行填写“年度－归档单位代码”，下一行填写起始部门件号。如盒子里装的是经济学院2005年学生管理类第1件至第20件，则上一行填写为“2005－JJ”，下一行填写为“6.1－6.20”。
（九）排架。将档案盒从左到右排列在柜子里。排列不宜过宽过紧，以能方便抽取为准。
四、保管利用
（一）各学院要做好档案保管、保护工作，建立相应的防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光等措施。
（二）建立档案的查借阅制度，各学院档案的查借阅必须经过档案管理人员，必须进行查借阅登记。
（三）建立档案接收、整理、利用、移交进馆等统计台帐，
五、考核
每年六月，学校将对上一年度的归档情况进行检查、评比，对于在年度档案管理工作中表现突出的集体和个人给予奖励。
六、其他
（一）本通知未尽事宜参照《嘉兴学院档案工作手册》有关规定。
（二）本通知中相关要求由学校档案馆负责解释。
嘉兴学院办公室
二○○六年十一月一日
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嘉兴学院办公室 2006年11月1日印发
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