第一章 总 则
第一条 档案利用作为档案管理的重要环节，对档案价值的发挥起着重要作用，为进一步规范学校档案馆馆藏档案（含寄存档案，不含人事档案）的利用，特制定本办法。
第二章 档案查阅
第二条 本校教职工因工作需要，查阅一般馆藏档案，凭工作证或身份证即可查阅；查阅学校党委会、党委扩大会议、院长办公会议记录，须经学校办公室负责人同意；查阅科研课题（项目）档案，课题（项目）负责人凭工作证或身份证即可查阅，该课题（项目）组成员或非该课题（项目）组成员查阅须经该课题（项目）负责人书面同意，方可凭工作证或身份证查阅。
第三条 本校在籍学生因工作、学习需要查阅档案，凭学生证或二级学院出具的证明参照第二条办理。
第四条 本校毕业学生回校查阅本人学籍，凭毕业证书和身份证查阅。委托他人办理查阅的，须有委托书面材料，并携带双方有效证件或复印件方可办理查阅。
第五条 学校单位、部门查档一般应委托兼职档案员负责办理。查档提倡预约，可通过电话或校务网进行查档预约，以便提高查档效率和服务质量。校档案管理人员要做好相关登记服务工作。
第六条 校外单位查阅一般馆藏档案，凭单位介绍信；因特殊需要查阅有重要内容的档案，凭单位介绍信，同时须经学校归口单位、部门书面同意，方可办理查阅；查阅学校不对外开放档案，凭单位介绍信，同时须经学校归口单位、部门书面同意，报校档案工作委员会或校分管领导批准方可办理查阅。
第七条 校外来电、来函申请查档，一律以盖有公章或者查档人身份证复印件的书面申请，经馆领导同意，提供办理查档服务。校档案管理人员应及时如实告知查档结果。
第八条 寄存档案查阅，须经寄存单位书面同意方可查阅。向学校档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对该部分的档案享有优先利用权。
第九条 查档者要自觉爱护档案，不得污染、折迭、涂改，凡在查档时，出现档案损坏的，查档者须书面作出说明，校档案馆视损坏情节报学校处理。
第十条 凡摘抄、复制档案内容，须经档案管理人员同意。复制档案材料应按规定加盖校档案馆公章和档案复制章。摘抄、复制的档案，属一般馆藏档案的，可在研究著述中引用，但应注明档案的收藏单位和档号。如全文发表，须事前征得档案馆同意。学校未对外开放的档案，不得在公开著述中直接引用，更不得擅自以任何形式公布。凡利用馆藏档案撰写的著述或其它学术成果，应送交档案馆两份存档。
第十一条 校档案管理人员应自觉做好接待工作，如实做好档案查阅登记工作。
第三章 档案借用
第十二条 馆藏档案一般不外借。涉密档案材料和珍贵馆藏档案不得借用。
第十三条 校外单位借用档案须凭单位介绍信和书面报告，经报请校分管领导同意后，方可办理借用。
第十四条 校内单位、部门因工作需要须借用馆藏档案的，应由借用单位提出书面申请，经部门、单位分管档案工作的领导签字同意后，由部门、单位兼职档案员到校档案馆办理；借期一般不超过8个工作日，特殊需要须经学校分管领导同意，方可办理续借。
第十五条 本校教职工因工作需要借用档案，须书面报请所在单位、部门分管档案工作的领导签字同意后，办理借用登记手续，借期一般不超过3个工作日。特殊需要须经学校分管领导同意，方可办理续借。
第十六条 借用档案只能按批准的用途使用，不得另作他用。如借用档案用于学术研究的，参照第十条执行；档案借用单位或个人应自觉确保档案安全，不得私自摘抄、复制档案内容，凡私自摘抄、复制档案内容的由个人承担相应责任。
第十七条 档案借用者须自觉按照约定时间归还借用档案。档案借用者对档案负安全保管之责，档案借用期间出现丢失、污染、折迭、涂改和转借等，档案借用者须出具书面说明，校档案馆视情节报学校处理。
第十八条 寄存档案借用，应出具寄存单位书面同意意见，方可按上述借用手续办理。向学校档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对该部分的档案享有优先利用权。
第十九条 校档案管理人员应自觉做好接待工作，按照档案借用管理规定办理档案借用手续，对借出档案要及时督促归还，并做好相关登记工作。
第四章 档案领出
第二十条 因实际需要，需领出馆藏档案的，须由领出单位、部门出具书面报告，经档案提供单位、部门同意，经校分管领导批准后，到校档案馆办理领出手续。
第二十一条 凡领出档案材料为纸质档案者，校档案管理人员应做好领出材料复制留底工作，与领出申请审批书面材料一起归档永久保存；非纸质材料应拍摄照片，并冲洗一份，与领出申请审批书面材料一起归档永久保存。
第五章 附 则
第二十二条 各二级单位、部门，平湖校区，南湖学院的档案利用可参照执行。
第二十三条 人事档案利用按照人事档案利用相关规定执行。
第二十四条 本办法自公布之日起试行，原《嘉兴学院档案利用制度》停止执行。
第二十五条 本办法由校档案馆负责解释。
（嘉兴学院办公室 2012年2月17日印发）
说明：
《嘉兴学院档案馆综合档案校内借用审批表》请在校档案馆网站（旧版）：“档案管理→操作指南”中下载。