第一章 总 则
第一条 为加强学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为学校和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》（第27号令）等有关法律和规章的规定，结合我校实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法所称的学校档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校档案工作是维护学校历史真实面貌的重要事业，也是办好学校的重要基础工作，同时又是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。学校将档案工作纳入学校整体发展规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，加强对档案工作的领导和管理。
第四条 学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第五条 全校各部门、各单位及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（第27号令）和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。
第二章 管理体制
第六条 学校档案工作是国家档案事业的组成部分，由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，接受各级档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。
第七条 学校成立档案工作委员会，对全校档案工作中的重大问题进行讨论和审议。档案工作委员会由分管档案工作的学校领导担任主任委员。
第八条 学校设立档案馆，档案馆既是本校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。全校各单位的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。
第九条 全校各部门、各单位均须有一名负责人分工主管档案工作，并配备一名专（兼）职档案员负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。
第十条 根据学校校区建设和二级管理体制建设不断推进的实际，应积极推进学校二级档案管理体系建设，平湖校区、南湖学院和规模较大的二级学院要建立较为规范的档案室，负责校区、学院的档案管理工作，各二级学院要建立较为完善的档案资料室，确保档案工作的正常开展。
第三章 文件材料的归档、移交和接收
第十一条 根据《高等学校档案管理办法》（第27号令）的规定，本校档案必须由档案馆实行集中统一管理，全校各部门（单位）产生的档案，必须按有关规定向档案馆移交。
第十二条 学校每项重要的教学、科研、管理等工作都要有完整、准确、系统的文件材料归档保存。学校要建立和完善归档制度，学校的各项重要工作与档案工作实行“四同步”管理，即在布置、检查、总结和验收各项工作时，应同时安排档案工作的布置、检查、总结和验收工作。
第十三条 实行文件材料形成部门（单位）归档制度，由本部门（单位）的兼职档案员按文件材料的自然形成过程，进行系统整理，按有关要求向档案馆移交。档案馆工作人员要认真指导归档整理工作，保证归档文件的质量。
第十四条 归档的文件材料必须符合有关规范和标准的要求，一般在次年六月底前移交到档案馆。
第十五条 在从事教学、科研、管理等职能活动中形成的对学校有保存价值的各种载体的文件材料，均应按照规定归档移交，任何个人不得据为己有。
第十六条 个人在非职务活动中形成的重要文件材料，其所有权属于个人，必要时档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。个人向学校档案馆捐赠档案和重要纪念物品的，档案馆开具捐赠证明，学校酌情给予捐赠者奖励。档案馆要主动向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。
第四章 档案的管理
第十七条 档案馆要遵循便于保管和利用的原则，对馆藏档案进行分类、编号和排列，建立档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库，编制必要的检索工具，科学、规范地管理档案。
第十八条 档案馆定期组织档案的鉴定和销毁工作。
第十九条 档案馆要建立统计制度，对档案的收进和销毁、全宗和档案的数量、档案的利用等情况进行统计，并按有关规定，向上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。
第二十条 档案馆应做好档案保护工作，建造符合有关建筑设计规范和技术保护规范，符合档案管理要求的档案库房，同时，及时修复或复制破损档案，及时转存磁、光盘档案，及时更新数字档案的记录技术。
第五章 档案的利用和开放
第二十一条 档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，充分利用现代化手段，提供检索工具、阅览室和复制设备，同时执行国家的保密规定，确保档案的安全。利用本校档案，均应按规定办理利用手续。
第二十二条 档案馆应加强档案编研工作，大力开发档案信息资源，根据学校和社会的需要，有计划地对档案资料进行研究整理，编辑出版各种汇编资料和编研成果。
第二十三条 档案馆应按照《中华人民共和国档案法》等的规定，向全校以及全社会开放属于开放范围的档案。
第二十四条 档案馆应充分发挥学校档案的科学文化功能，利用馆藏资料开展档案宣传教育工作。
第六章 条件保障
第二十五条 学校将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。加强学校档案工作队伍建设，按照学校档案工作建设发展需要适时合理调整学校档案工作队伍，以确保学校档案工作的健康正常开展。
第二十六条 重视学校档案库房建设，为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。确保存放涉密档案有专门库房。配置好存放声像、电子等特殊载体档案的器材和相关设备，确保其安全。
第二十七条 学校为档案管理现代化、档案信息化提供必要的经费支持，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第七章 考核、奖励与处罚
第二十八条 学校建立档案工作的检查、考核和评估制度，由学校档案工作委员会审定，由校档案馆具体组织，对各部门（单位）档案工作进行考评，对于在年度归档工作中表现突出的集体和个人给予奖励。
第二十九条 对于违反《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（第27号令）或者本办法的行为，按照有关规定予以处罚。
第八章 附 则
第三十条 本办法自公布之日起施行，由学校档案馆负责解释。原《嘉兴学院档案管理办法》（嘉院办〔2005〕8号）同时废止。
（嘉兴学院办公室 2012年2月17日印发）