学校各部门、直属各单位：
　　档案是学校办学过程中积累的宝贵财富，各部门、单位应自觉按照工作分工和职责，依据上级和学校有关档案管理的规定，切实做好2012年学校各类档案的收集、整理、归档和保管工作。现将有关工作安排通知如下：
　　一、归档范围
　　2012年学校办学过程中形成的各类有价值、列入归档范围的档案材料和电子文件，均在归档之列。具体包括党群、行政、学生、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会、图片影像、音像、产品生产和学校重大活动、实物等不同种类的档案材料。2012年前尚未归档的有价值的档案材料也应一并整理归档。
　　二、归档要求
　　各部门、单位兼职档案员按照各自承担的归档内容，对2012年工作中形成的档案进行全面整理，在学校档案管理系统中形成目录，和档案实体一并向学校档案馆办理移交。经学校档案馆验收合格后，出具相关证明材料，完成年度归档任务。
　　在档案材料整理过程中，要注意档案材料的原始性，档案内容的完整性，档案格式的标准化，实体档案要做到完整无破损，字迹清晰，页码、印章、签名齐全，利于长期保存和利用。
　　重视实物档案和图片影像、音像材料的归档工作，确保有价值的实物档案、图片影像、音像材料能及时完整归档。对办学过程中形成的有价值的来往信件、题词等要及时整理，办理归档，入库保管。
　　学校重大活动材料单独归档，应完整及时。涉密材料单独归档。
　　按照相关规定继续做好人事档案材料年度归档和整理工作。
　　三、归档操作与期限
　　按照学校档案馆岗位职责分工，文书档案向张兰老师办理验收移交；学籍、财会、科技、基建、设备和图片影像、音像、实物及重大活动档案向宋礼青老师办理验收移交。涉密材料单独办理移交。
　　南湖学院、平湖校区等各教学单位和资产经营公司应在整理年度档案材料的基础上，在校档案管理系统提交归档目录，经校档案馆验收合格后，完成归档。档案实体由各教学单位和资产经营公司自行保管。
　　各部门、单位应在2013年11月20日前完成年度档案材料的整理和办理移交工作。
　　四、其他
　　校档案馆要切实加强对年度归档工作的指导，积极主动为各部门、单位兼职档案员提供业务指导服务，共同做好归档工作。
　　各部门、单位分管档案工作的领导要支持关心兼职档案员的工作，为他们开展工作提供便利。
　　南湖学院、平湖校区等各教学单位和资产经营公司要重视档案库房建设，安排合理的库房空间，添置必要的设备，确保本单位档案的安全保管。学校有关部门应予以必要的支持。

嘉兴学院办公室
2013年3月18日