各部门、单位：
　　2010年是学校“十一五”规划的收官之年，一年里，全校上下在学校党委、行政的领导下，教学、科研和管理服务取得新进展，各项工作取得新成就，与此同时，也积累了宝贵的档案材料。各部门、单位应在全面总结年度工作的基础上，切实做好2010年度档案材料的收集、整理和归档工作，确保学校档案材料的完整、准确和系统。现将今年的档案收集、整理和归档工作通知如下：
　　一、总体要求：
　　学校档案是学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。档案工作作为学校一项基础性工作，要继续全面贯彻落实《高等学校档案管理办法》和相关法规精神，按照学校档案管理相关规定的要求，以认真负责的态度，做好2010年形成档案材料的收集、整理和归档工作，确保归档材料的质量。
　　二、归档范围和要求：
　　2010年学校在办学过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料和以往遗留的有价值的档案材料均在归档之列。各部门、单位应按照各自的部门、单位职责对2010年形成的文件材料进行梳理，参照“嘉兴学院归档范围和保管期限”的要求，按照档案材料的格式要求进行整理、分类、编号和装订，加盖归档章后归档。同时做好电子文件（或目录）的输入归档工作，做到纸质文件和电子文件同步归档。
　　学校各党群、行政部门应在2011年6月30日前完成2010年度文件材料的归档工作，各教学单位应在对本单位档案材料进行全面整理的基础上，于2011年12月1日前完成归档电子目录并提交学校档案馆。
　　三、操作具体要求：
　　1．纸质文件和电子文件同步归档，确保每份文件的齐全和完整。归档的文件材料必须是原件。如需归档的文件材料只有电子版，一定要用A4规格的纸激光打印整理归档。归档文件中既有纸质材料又有声像材料的上传在同一目录中，只有声像材料的，作为一件在目录中列出，一个主题为一件。
　　2．按件装订。装订采用左侧或左上角装订，文件材料左、下侧应对齐。不得采用易氧化的金属物装订。对于较厚的材料采用三孔一线法装订。装订时尽量保持文件原貌，不得随意裁切文件。装订前要将已破损的文件进行修整，字迹模糊或易褪变的文件予以复制。没有装订工具的，可到档案馆装订。
　　3．采用“单位－年度”进行分类，即各归档单位对本单位的归档文件按年度进行分类。
对同一年度的归档文件，按照不同事由形成的时间排列，重要活动、会议文件、统计报表等成套性文件材料应集中排列。同一事由形成的多份文件按时间顺序集中排列在一起。各教学单位档案按照《关于进一步加强二级学院教学档案管理的通知》（嘉院办〔2006〕18号）规定分类整理。其它归档单位可根据实际需要进行分类，也可以不分类。
　　4．将排列好的归档文件加盖归档章。归档章加盖在文件首页上端靠右的空白位置，各归档单位在归档章上填写年度、部门件号（同一年度不进行分类的归档单位用一个流水号表示，进行分类的用“×. ××××”表示，“.”前面的表示分类号，用“1～9”表示，“. ”后面的表示这一类的流水号）、页数。
　　5．归档文件在分类、排列、编号以后，以件为单位编制目录，并上传电子公文，目录编制和文件的上传在《档案管理系统》中完成，要确保上传的电子文件与实体完全一致，自拟的标题要加上中括号。
　　6．各归档单位在完成以上步骤后，通知档案馆收集指导人员对归档文件进行鉴定，然后将档案馆返回的“归档文件”目录打印出来，并根据此目录重新整理实体，按馆编件号排列，并将归档章上的档号（2010－单位代码－馆编件号）填写完整。
　　7．按照馆编件号（各学院按室编件号）的先后顺序装入由档案馆指定的档案盒，装盒时，将同一年度同一类别的归档文件按件号依次装在一起，一盒装不下，续装下一盒。不同类别的归档文件不能装在同一盒内，不同年度的归档文件不能装在同一盒内。同时按要求认真填写备考表、档案盒封面及盒脊各栏目。各归档单位只要填写盒底的年度、机构、室编起止件号，其他各项由档案馆填写。
　　8．归档文件整理完毕后,经档案馆检查合格方可移交，归档文件材料在移交档案馆前须经本单位负责档案工作的领导检查并在移交清单上签字。移交时须填写移交清单（从学校档案馆网站“档案管理”一栏中“操作指南”下载），并在移交清单后附归档文件纸质目录一份，办理移交手续。因限于校档案馆目前库房紧张，各二级教学单位只移交目录，档案实体由各二级教学单位保管。
　　9．档案移交时必须同时移交一份归档说明，标题为“×××（单位全称）2010年度归档整理说明”，内容包括档案内容简介、分类方案等以及其它需要说明的事项。
　　10．党群、行政部门填写嘉兴学院党群、行政部门档案移交清单（从学校档案馆网站“档案管理”一栏中“操作指南”下载）。
　　11．采用独立管理系统软件的部门在2011年6月30前完成系统数据备份移交光盘，填写嘉兴学院归档电子文件登记表（从学校档案馆网站“档案管理”一栏中“操作指南”下载）。
　　12．科技档案、财会档案、基建项目档案、照片档案、视频档案、重大活动档案和重点项目（重要工作）档案等专门档案，参照上述要求办理，由相关专门档案提供部门（单位）的兼职档案员或指定的专门档案兼职档案员按照归档要求负责整理提供。
　　四、领导重视，切实做好2010年度归档工作
　　档案工作作为学校一项基础性、常规性工作，要把学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的档案材料，尽可能完整、准确、系统的收集、整理好，不仅需要学校档案馆全体工作人员尽心尽职的工作，更离不开各部门、单位领导的重视关心和全体兼职档案员的辛勤工作。
　　随着学校办学规模、水平和实力的不断提升，学校档案工作面临新要求、新任务。学校档案工作要在继续扎实做好常规的档案收集、整理的同时，针对实际，要继续重视做好基建档案等专门档案工作；重视做好综合性档案材料、实物档案和有特色项目档案的收集、整理；重视做好电子类档案的收集、整理和保存；继续重视做好重大仪器设备材料的整理、归档工作。按照上级要求，继续做好人事档案工作。
　　各部门和单位应自觉树立档案意识，重视档案工作，配好兼职档案员，关心支持兼职档案员的工作；二级教学单位应自觉按照教学评估和相关考核检查评估的建设标准，积极推进二级单位档案资料室的建设，重视做好教学、科研档案和教师工作档案的收集、整理和保管，服务自身建设发展需要；平湖校区和南湖学院应继续重视档案室建设，重视做好档案工作，确保档案工作质量；各兼职档案员应注意及时与学校档案馆联系沟通，重视做好本部门、单位档案材料的收集、整理工作。
　　伴随学校校区建设的不断推进和部门、单位办公用房调整的进行，各部门、单位在清理资料时，注意部门、单位和个人手头有价值档案材料的甄别，特别是在“十一五”期间形成的有价值档案材料的整理、归档，必要时可请学校档案馆帮助鉴定。
　　学校档案馆要重视学校兼职档案工作队伍建设，应主动了解各部门、单位档案工作的开展情况，及时提供业务指导和服务，关心兼职档案员的工作。

　　　　　　　　　　　　　　　　　2011年2月23日